Desain aplikasi e-office

Model aplikasi e-office

Aplikasi e-office merupakan aplikasi untuk membantu dalam sistem persuratan dan disposisi dari atasan kebawahannya secara online,kalender kegiatan dan lain-lain.  Aplikasi yang dikembangkan oleh Kemkominfo base on opensource ini merupakan cikal bakal  aplikasi berikutnya yang akan dikembangkan oleh Libang Lembaga Administrasi Negara. Aplikasi ini dharapkan dapat mempercepat aliran surat, disposisi, undangan, nota dinas di kalangan internal Lembaga Administrasi Negara.

Aplikasi ini terdiri dari manajemen surat menyurat, buku alamat, bookmark, atau favourite link, berita internal atau publikasi kegiatan yang ada di Lembaga Administrasi Negara, serta terdapat fasilitas untuk melakukan diskusi. E-Office ini memiliki fitur untuk manajemen menu, organisasi dan manajemen pengguna/pengguna aplikasi. Untuk manajemen pengguna, setiap pengguna diberi hak akses dan password login, sehingga hanya pengguna yang memiliki login sistem saja yang dapat mengakses aplikasi ini sesuai dengan hak akses yang telah diberikan sistem administrator.

Sistem Aplikasi e-Office ini terdiri dari beberapa menu yaitu:

1. Beranda, merupakan halaman depan aplikasi. Dihalaman ini terdapat tayangan selamat datang, berita, admin panel (hanya untuk para admin saja), serta persuratan yang masing-masing memiliki link sesuai dengan judulnya, daftar pengguna yang sedang online serta informasi mengenai akun pengguna yang terdapat dalam Akun Saya.
2. Persuratan, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Surat, Disposisi, Nota Dinas, Undangan, Kotak Keluar, Referensi Prioritas dan Referensi Follow Up.
3. Organizer, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Kalender, Diskusi, Link Favorit Umum, Link Favourite Pribadi, Daftar Buku Alamat Umum serta Daftar Buku Alamat Pribadi
4. Berita, menu ini terdiri  dari beberapa su menu yaitu Berita yang berguna untuk mengelola kontent berita dan Referensi Kategori (untuk admin)
5. Keluar, untuk keluar dari aplikasi sistem.

Login Aplikasi

Untuk memulai aplikasi ini, komputer yang akan anda gunakan harus terhubung dengan internet maupun intranet di Lembaga Administrasi Negara (LAN), dan harus memiliki atau terinstall web browser (mozilla firefox, netscape, opera, internet eksplorer, google crome. Disini kami menggunakan mozilla firefox.

Untuk menggunakannya pengguna terlebih dahulu terdaftar, dan setiap pengguna dalam grup grup tertentu memiliki hak akses yang berbeda-beda. Pendaftaran pengguna dan pengaturan hak aksesnya dilakukan oleh administrator aplikasi secara keseluruhan. Untuk di Lembaga Administrasi Negara pengguna sudah didaftarkan dan pengguna dapat melihatnya dimenu cheat1 dan melihat apakah namanya sudah terdaftar. Pengguna hanya tinggal meminta password kepada administrator untuk dapat memnfaatkan aplikasi ini.

Buka browser mozilla firefox, pada kolom alamat ketikkan alamat aplikasi ini http://e-office.lan.go.id:3000 (atau hubungi administrator aplikasi), kemudian tekan enter. Halaman login aplikasi akan muncul di layar monitor anda. Tampilan login akan muncul seperti gambar di bawah.

Gambar. Tampilan Login Sistem aplikasi e-office

Pada tampilan login ini terdapat terdapat kolom Nama user, Kata kunci, ingat saya, tombol masul/login, dan cheat1. Isilah kolom Nama user, Kata kunci dan tekan tombol login              . Jika anda ingin komputer mengingat nama user anda dan kata kunci anda tendai (check list) kolom ingat saya, jadi anda tidak perlu lagi mengetikkan nama user dan kata kunci diwaktu yang lain. Jika anda belum memiliki nama user dan kata kunci, untuk mendapatkannya anda dapat menghubungi administrator aplikasi ini.

Sedang kan  berisikan list nama user yang telah di input oleh administrator dan hak akses dari user tersebut. Sedangkan kata kunci bisa diminta kepada administrator.

Jika nama user dan kata kunci dierima sistem, maka akan muncul halaman beranda seperti gambar berikut, dan tentu saja sesuai dengan hak akses atu kewenangan yang diberikan kepada yang bersangkutan.

Gambar. Tampilan beranda setelah login ke aplikasi.