e-Office di Lembaga Administrasi Negara (1)

witra — Fri, 09 Apr 2010 04:04:27 GMT

Desain aplikasi e-office

Model aplikasi e-office

Aplikasi e-office merupakan aplikasi untuk membantu dalam sistem persuratan dan disposisi dari atasan kebawahannya secara online,kalender kegiatan dan lain-lain. Aplikasi yang dikembangkan oleh Kemkominfo base on opensource ini merupakan cikal bakal aplikasi berikutnya yang akan dikembangkan oleh Libang Lembaga Administrasi Negara. Aplikasi ini dharapkan dapat mempercepat aliran surat, disposisi, undangan, nota dinas di kalangan internal Lembaga Administrasi Negara.

Aplikasi ini terdiri dari manajemen surat menyurat, buku alamat, bookmark, atau favourite link, berita internal atau publikasi kegiatan yang ada di Lembaga Administrasi Negara, serta terdapat fasilitas untuk melakukan diskusi. E-Office ini memiliki fitur untuk manajemen menu, organisasi dan manajemen pengguna/pengguna aplikasi. Untuk manajemen pengguna, setiap pengguna diberi hak akses dan password login, sehingga hanya pengguna yang memiliki login sistem saja yang dapat mengakses aplikasi ini sesuai dengan hak akses yang telah diberikan sistem administrator.

Sistem Aplikasi e-Office ini terdiri dari beberapa menu yaitu:

Beranda, merupakan halaman depan aplikasi. Dihalaman ini terdapat tayangan selamat datang, berita, admin panel (hanya untuk para admin saja), serta persuratan yang masing-masing memiliki link sesuai dengan judulnya, daftar pengguna yang sedang online serta informasi mengenai akun pengguna yang terdapat dalam Akun Saya.
Persuratan, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Surat, Disposisi, Nota Dinas, Undangan, Kotak Keluar, Referensi Prioritas dan Referensi Follow Up.
Organizer, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Kalender, Diskusi, Link Favorit Umum, Link Favourite Pribadi, Daftar Buku Alamat Umum serta Daftar Buku Alamat Pribadi
Berita, menu ini terdiri dari beberapa su menu yaitu Berita yang berguna untuk mengelola kontent berita dan Referensi Kategori (untuk admin)
Keluar, untuk keluar dari aplikasi sistem.

Login Aplikasi

Untuk memulai aplikasi ini, komputer yang akan anda gunakan harus terhubung dengan internet maupun intranet di Lembaga Administrasi Negara (LAN), dan harus memiliki atau terinstall web browser (mozilla firefox, netscape, opera, internet eksplorer, google crome. Disini kami menggunakan mozilla firefox.

Untuk menggunakannya pengguna terlebih dahulu terdaftar, dan setiap pengguna dalam grup grup tertentu memiliki hak akses yang berbeda-beda. Pendaftaran pengguna dan pengaturan hak aksesnya dilakukan oleh administrator aplikasi secara keseluruhan. Untuk di Lembaga Administrasi Negara pengguna sudah didaftarkan dan pengguna dapat melihatnya dimenu cheat1 dan melihat apakah namanya sudah terdaftar. Pengguna hanya tinggal meminta password kepada administrator untuk dapat memnfaatkan aplikasi ini.

Buka browser mozilla firefox, pada kolom alamat ketikkan alamat aplikasi ini http://e-office.lan.go.id:3000 (atau hubungi administrator aplikasi), kemudian tekan enter. Halaman login aplikasi akan muncul di layar monitor anda. Tampilan login akan muncul seperti gambar di bawah.

Gambar. Tampilan Login Sistem aplikasi e-office

Pada tampilan login ini terdapat terdapat kolom Nama user, Kata kunci, ingat saya, tombol masul/login, dan cheat1. Isilah kolom Nama user, Kata kunci dan tekan tombol login . Jika anda ingin komputer mengingat nama user anda dan kata kunci anda tendai (check list) kolom ingat saya, jadi anda tidak perlu lagi mengetikkan nama user dan kata kunci diwaktu yang lain. Jika anda belum memiliki nama user dan kata kunci, untuk mendapatkannya anda dapat menghubungi administrator aplikasi ini.

Sedang kan berisikan list nama user yang telah di input oleh administrator dan hak akses dari user tersebut. Sedangkan kata kunci bisa diminta kepada administrator.

Jika nama user dan kata kunci dierima sistem, maka akan muncul halaman beranda seperti gambar berikut, dan tentu saja sesuai dengan hak akses atu kewenangan yang diberikan kepada yang bersangkutan.

Gambar. Tampilan beranda setelah login ke aplikasi.

Tata Surat Dinas di Lembaga Administrasi Negara...

witra — Tue, 06 Apr 2010 09:06:34 GMT

Tata Surat Dinas

Adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Surat menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan memerlukan banyak waktu dan biaya.

Tata Surat dinas yang baik akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dan instalasi pemerintah.

Surat Dinas

Adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan informasi kedinasan berupa , pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain diluar instansi/ organisasi yang bersangkutan.

Surat dinas dibuat oleh pejabat/ pegawai sesuai dengan ruang lingkup tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab.

Nota Dinas

Adalah bentuk surat intern yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat dalam suatu lingkungan instansi/ satuan sesuai lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawabnya.

Memorandum

Adalah bentuk surat antar pejabat/ pegawai yang bersifat mengingatkan suatu masalah yang berisikan catatan catatan singkat atau saran/ pendapat.

Memorandum dibuat oleh/dan untuk para pejabat/pegawai dalam lingkungan instansi/ satuan unit organisasi dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.

Surat Undangan

Adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/ pegawai tersebut pada alamat tujuan untuk menghadari suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, pertemuan dan sebagainya.

Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan organisasi dilimpahkan pada eselon I atau pejabat lain yang ditunjuk, sedangkan kewenanganj untuk mengundang pejabat dilingkuangan internal organisasi ada pada pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing – masing unit organisasi.

(diambil dari PEDOMAN TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN LAN yang dibuat oleh Sekretariat Utama- Biro Umum Tahun 2003)

LAN09

e-Office di Lembaga Administrasi Negara (1)

Tata Surat Dinas di Lembaga Administrasi Negara...