Tata Surat Dinas

Adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Surat menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan memerlukan banyak waktu dan biaya.

Tata Surat dinas yang baik akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dan instalasi pemerintah.

Surat Dinas

Adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan informasi kedinasan berupa , pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain diluar instansi/ organisasi yang bersangkutan.

Surat dinas dibuat oleh pejabat/ pegawai sesuai dengan ruang lingkup tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab.

Nota Dinas

Adalah bentuk surat intern yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat dalam suatu lingkungan instansi/ satuan sesuai lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawabnya.

Memorandum

Adalah bentuk surat antar pejabat/ pegawai yang bersifat mengingatkan suatu masalah yang berisikan catatan catatan singkat atau saran/ pendapat.

Memorandum dibuat oleh/dan untuk para pejabat/pegawai dalam lingkungan instansi/ satuan unit organisasi dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.

Surat Undangan

Adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/ pegawai tersebut pada alamat tujuan untuk menghadari suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, pertemuan dan sebagainya.

Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan organisasi dilimpahkan pada eselon I atau pejabat lain yang ditunjuk, sedangkan kewenanganj untuk mengundang pejabat dilingkuangan internal organisasi ada pada pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing – masing unit organisasi.