PEDOMAN UMUM

TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIS

DILINGKUNGAN INSTANSI PEMERINTAH

Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah.

Untuk dapat menjalankan tugas0tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai, karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat – surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah melaksanakan imlementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi pemerintah.

Tata Naskah Dinas Elektronis-selanjutnya di singkat TNDE- yang merupakan bagian dari e-government menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.

            Maksud dan tujuan dari pedoman Umum ini adalah:

1.      Pedoman ini dimaksudkan sebagai panduan bagi Instalasi Pemerintahan dalam mengembangkan dan mengaplikasikan TNDE.

2.      Tujuannya adalah mewujudkan sisten TNDE di lingkungan instansi pemerintah.

Dengan diimplementasikannya Aplikasi TNDE, diperoleh manfaat sebagai berikut:

1.      Mendukung Kebijakan Perkantoran Elektronis guna manuju e-Government.

Dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas, yang sebagian besar fungsi perkantoran elektronis sudah terekomendasi. Fungsi – fungsi yang disediakan antara lain:

·        Aplikasi dan sistem berbasis web

·        Penyajian informasi secara mudah dan tepat guna

·        Surat elektronis

·        Forlder elektronis

·        Alisan dinas secara otomatis dalam lingkungan intranet

·        Agenda harian elektronis

·        Pencatatan aliran naskah din zas secara otomatis

2.      Efisiensi dan Evektivitas Pekerjaan

Pekerjaan yang terkait dengan naskah dinas dapat dilakukan sevara kolaborasi dimana satu dokumen sekaligus dianalisa oleh beberapa orang dalam waktu yang singkat tanpa perlu di copy sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja

3.      Penghematan Penggunaan Kertas

Pengurangan penggunaan kertas secara signifikan, menuju paperless, penggunaan printer, pengiriman dokumen naskah dinas dalam keadaan tertentu pembuatan draft atau konsep tidak diperlukan lagi dan percetakan dalam bentuk dokumen manual (kertas) file kabinet dan lain sebagainya.

4.      Penghematan dan Kemudahan Pengaduan

Penggandaan dan pengadaan kembali sistem, dapat dilakukan setiap saat dengan hanya dengan melakukan peng-kopian terhadap keeping CD yang telah ada.

5.      Penghematan Tempat Penyimpanan

Dengan hanya satu keeping CD dapat tersimpan sistem, aplikasi, sekaligus dokumen dinas yang banyaknya kurang lebih setara dengan 100.000 halaman kertas ukuran A4, sehingga dapat menghemat ruangan kantor dengan berkurangnya jumlah filling kabinet.

6.      Penghematan waktu Pencarian Suatu Dokumen

Waktu pencarian suatu naskah dinas dapat dikurangi dengan sangat signifikan karena hanya dengan mengetik kata kunci, dokumen naskah dinas yang dimaksud langsung dapat diperoleh.

7.      Tidak Ada Resiko Kehilangan Dokumen

Karena semua dokumen terekan dan tersimpan secara otomatis, maka hamper tidak mungkin terjadi resiko kehilangan, kerusakan dan salah simpan, atau alasan lain seperti: surat/ undangan belum diterima.

8.      Kemudahan Pengendalian Dokumen Naskah Dinas dan Penggunaannya

Secara otomatis dapat dikendalikan dan dimonitor aktivitas pengguna terhadap dokumen Naskah dalam lingkungan Intranet. Memudahkan integrasi beberapa alur proses naskah dinas menjadi suatu alur proses yang saling terkait.

9.      Kemudahan Pelacakan Keberadaan dan status Dokumen Naskah Dinas

Di lingkungan intranbet, pengguna  dapat secara langsung melihat dan memonitor suatu dokumen naskah dinas yang dipergunakan sehingga dapat meningkatkan kecepatan dan efisiensi alur proses naskah dinas.

1.      Jaringan Komputer (LAN)

Untuk menerapkan sistem TNDE, selain memerlukan perangkat keras dan perangkat lunak, juga tersedia area jaringan local (local area network-LAN). Untuk membangun jaringan computer diperlukan penyiapan sebagian atau seluruhnya hal-hal berikut:

a.       Media transmisi (Wireline dan wireless) yang dapat mengkomunikasikan data (kabel Coax, kabel UTP, serat Optik, dan lain-lain);

b.      Konektor penghubung kabel transmisi ke peralatan (modem, Ethernet-card, hub, swich, router, dll);

c.       Network interface card (NIC);

d.      Perangkat lunak jaringan (driver dari NIC);

e.       Penyimpanan data (storage area network).

2.      Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras terdiri dari server primer, server cadangan, computer kerja (workstation), peripheral (printer, plotter, scanner dan lain sebagainya) dan perangkat keras pendukung seperti UPS.

3.      Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak sistem computer antara lain:

·        Sistem Operasi, baik jaringan maupun stand alone, misalnya Windows 2000 server dan sejenisnya, novell netware, Windows 9x, UNIX, opensource (Linux, FreeBSD) dan lain – lain;

·        Program Tools dan data base, misalnya Microsoft Tools, Oracle Scipt, Open Source database dan lain lain;

·        Sistem Pengamanan, misalnya antivirus, firewall dan lain lain;

·        Costumized Application Program, dikembangkan untuk mendukung unjuk kerja dari instansi itu sendiri, baik yang dikembangkan sendiri maupun hasil modifikasi;

·        Generic Application Program, misalnya Microsoft office, lotus smart suite, star office dan lain-lain

·        Perangkat lunak lainnya yang dapat diaplikasikan secara mudah dan memasyarakat.

4.      Sumber Daya Manusia (SDM)

Tata Naskah Dinas Elektronis perlu didukung oleh Sumber Daya  Manusia professional yang memiliki kualifikasi sesuai dengan kompetensi minimum atau telah mendapatkan pelatihan di bidang teknologi komunikasi dan informasi.

5.      Penggunaan Bahasa Indonesia

Untuk memudahkan pengoperasian sistem TNDE di lingkungan instansi pemerintah perlu diupayakan penggunaan bahasa Indonesia sesuai dengan Inpres Nomor 2 Tahun 2000 tentang Penggunaan Bahasa Indonesia dalam program aplikasi computer.

1.      Penyusunan Pedoman Teknis

Setiap Instansi Pemerintah dianjurkan menyusun Pedoman Teknis tentang pelaksanaan TNDE yang mengacu kepada Pedoman Umum ini.

2.      Sosialisasi

Pedoman Teknis agar disosialisasikan kepada seluruh jajaran di lingkungan masing – masing Instansi Pemerintah.

3.      Pendanaan

Instansi Pemerintah yang belum mempunyai fasilitas infrastruktur perkantoran elektronis diharapkan mengajukan dana melalui program APBN/ APBD dan sumber dana lainnya.

1.      Pemantauan dan evaluasi setiap kegiatan pelaksanaan TNDE dilakukan oleh masing – masing instansi dan dilaporkan kepada pimpinan instansi yang bersangkutan.

2.      Pemantauan dan evaluasi dilakukan secara periodic dan hasilnya digunakan sebagai dasar penyempurnaan kebijakan dan pengendalian.

1.      Pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan sistem TNDE ini dilakukan oleh instansi masing – masing.

2.      mengaktifkan sistem pengawasan internal yang lebih obyektif, transparan, dan institusional.

3.      Partisipatif, dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait.

4.      Berorientasi dalam rangka perbaikan sistem, metode dan perubahan budaya kerja dari proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis.

Pedoman Umum ini perlu ditindak lanjuti dengan Pedoman Teknis oleh masing masing instansi Pemerintah.

Keberhasilan penerapan sistem TNDE dilingkungan instansi Pemerintah tergantung kepada komitmen para pejabat di masing – masing instansi.

Jakarta 28 Maret 2006

Mentri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara

Taufiq Effendi

Lampiran II

Keputusan Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor: KEP/1121/M.PAN/3/2006

Tanggal: 28 Maret 2006